Sposoby efektywnego zarządzania sobą w czasie

Sposoby efektywnego zarządzania sobą w czasie

Ośmiogodzinny czas pracy, napięty grafik na studiach, wychowanie swoich pociech, czy wyjazdy służbowe – czynników sprawiających, że minuty niepostrzeżenie znikają, jest naprawdę wiele. Co zrobić, aby skutecznie zarządzać sobą w czasie, tak aby wykonywane czynności nie męczyły, a podczas ich wykonywania nie towarzyszyło poczucie dojmującego chaosu? Na to pytanie odpowiadamy poniżej.

1. Nie zrzucaj odpowiedzialności na czynniki zewnętrzne.

Czas płynie niezależnie, nie sposób jest przewidzieć niektórych wydarzeń i jest to nieuniknione. Warto jednak wziąć odpowiedzialność za samego siebie i nieustannie nad sobą pracować. Wielkie sukcesy są okupione poświęconym na nie czasem. To ile poświęcisz na rozwój samego siebie, zależy przede wszystkim od Ciebie.

2. Przyzwyczaj się do korzystania z notatnika.

Notuj wszelkie fakty, które mogą Ci się przydać w pracy. Nazwiska, numery telefonu, adresy e-mail, nazwy firm. Posegreguj swój notatnik na kategorie. Przeniesienie pamięciowego balastu w jedno miejsce pozwoli Ci na szybszą i bardziej efektywną pracę.

3. Ustal cele.

Co jest Twoim marzeniem i co robisz, aby je spełnić? Stwórz swoją Księgę Celów – wypisz je, zaś pod spodem umieść obrazki, które są wizualizacją Twoich marzeń. Ważne abyś na tak stworzoną listę zaglądał przynajmniej raz dziennie. Da Ci to motywację, do pracy.

4. Stwórz plan działania w oparciu o priorytety.

Bardzo pomocnym narzędziem jest Macierz Eisenhowera. Polega ona na podzieleniu czynności ze względu na ich ważność (czy ich wykonanie przyczyni się do realizacji celów) i pilność (czy te czynności można odłożyć w czasie). I tak, dzielimy podejmowane przez nas czynności na sprawy: „Ważne i pilne”, (sprawy zaniedbane „na wczoraj”, których wykonania, nie możemy odwlec), „Ważne i niepilne” (budowanie relacji, z których korzyści możemy odczuć w dalszej przyszłości czy szkolenie umiejętności dzięki którym możemy w przyszłości zarobić takich jak ćwiczenia fizyczne, czy granie na instrumencie), „Nieważne, ale pilne”, (wszelkie telefony, które musimy wykonać, spotkania, które muszą być odbyte, ale szansa odniesienia z nich korzyści jest niewielka, oraz „Nieważne, niepilne” (wszelkie zapychacze czasu w rodzaju gier komputerowych, przeglądanie zdjęć na Facebooku).

czasie

Źródło: http://blog.cioswnos.pl/index.php/2010/07/08/macierz-eisenhowera/

5. Staraj się eliminować czynności, które zabierają wiele czasu, dając niewiele zysku.

Istnieje tzw. „Zasada Pareta”, którą opracował amerykański socjolog Joseph Juran, zgodnie z którą 20% obiektów związanych jest z 80% zasobów. Co to oznacza w praktyce? Zilustrujemy to na przykładzie: najczęściej nosimy 20% swoich ulubionych ubrań, zaś z 80% korzystamy bardzo rzadko lub wcale. Podobnie jeśli chodzi o naszą pracę, 20% naszych najważniejszych wysiłków przynosi 80% efektów. Wzorem poprzedniego akapitu, staraj się więc unikać spraw „nieważnych, ale pilnych” oraz „nieważnych i niepilnych” zapychaczy czasu

6. Rozłóż wykonywanie poszczególnych zadań na 25 minutowe etapy (technika Pomodoro)

Po czterech 25 minutowych cyklach pracy i trzech pięciominutowych przerwach, pozwól sobie na półgodzinny odpoczynek, który możesz poświęcić na przykład na zjedzenie posiłku, lub wypicie kawy. Ludzki umysł obniża swoją efektywność przy dłuższym czasie nieprzerwanej pracy, dlatego też warto pamiętać o tym, że optymalne wyznaczanie odpoczynku, podnosi naszą wydajność pracy.